Agent
Agent là gì?
Agent là người dùng đăng nhập vào phần mềm Subiz, có thể là quản lý, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên marketing. Mỗi agent có email và mật khẩu riêng để truy cập và làm việc trên Subiz.
Các agent có thể cùng tham gia trả lời khách hàng hoặc được tự động phân bổ khách hàng cụ thể cho từng người phụ trách.
Bạn có thể quản lý danh sách tất cả các agent tại trang cài đặt agent.
Thêm agent vào Subiz
Mỗi tài khoản Subiz có thể thêm nhiều agent để cùng làm việc - số lượng tùy theo gói dịch vụ bạn đăng ký, với các quyền hạn riêng được phân chia cho mỗi agent. Để thêm nhân sự vào làm việc trên Subiz, thao tác theo các bước sau:
- Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để tới trang cài đặt
- Tại sidebar bên trái, chọn TÀI KHOẢN > Agent
- Nhấn nút Mời agent ở góc trên bên phải màn hình
- Nhập địa chỉ email của agent mới, phân quyền vai trò, cài đặt chia chat
- Nhấp Thêm email nếu bạn muốn mời cùng lúc nhiều nhân sự
- Bấm Gửi lời mời.
Agent mới sẽ nhận được email mời tham gia từ Subiz, hoặc bạn có thể gửi trực tiếp đường link mời cho agent.
Sau khi mở đường link, agent chỉ cần nhập email và tự tạo mật khẩu để đăng nhập vào Subiz.
Phân quyền agent
Phân quyền cho agent trong Subiz là cách thiết lập vai trò, quyền hạn cụ thể cho từng nhân viên, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công việc cho từng người và tăng cường bảo mật thông tin.
Các vai trò trên Subiz sẽ tương ứng như sau:
- Chủ sở hữu: Là tài khoản đăng ký và mua dịch vụ Subiz - có đầy đủ quyền, bao gồm: cài đặt tính năng, thanh toán, và quản lý toàn bộ khách hàng, hội thoại, cũng như đơn hàng.
- Quản lý: Thành viên có các quyền của vai trò cài đặt tài khoản & có thể đổi gói dịch vụ nhưng không thể sửa, xóa agent có quyền chủ sở hữu.
- Cài đặt tài khoản: Thành viên có thể xem tất cả chat, khách và cài đặt các tính năng của Subiz như: bot, popup,... Không thể đổi gói dịch vụ.
- Agent: Thành viên chỉ có thể xem và trả lời những chat, khách được phân cho mình. Có thể xem trang Subiz Live.
- Agent giám sát viên: có thể tham gia và trả lời tất cả hội thoại khách hàng. Nhân sự được phân vai trò agent giám sát viên có thể là các bạn trưởng nhóm (team-leader), quản lý (manager) hay chính chủ doanh nghiệp (CEO). Cài đặt agent giám sát viên sẽ được thực hiện tại trang Rule phân phối.
Trạng thái agent
Subiz hỗ trợ 2 trạng thái cho agent:
- Active: Cho phép agent đăng nhập vào Subiz.
- Inactive: Không cho phép agent đăng nhập vào Subiz.
- Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để tới trang cài đặt
- Tại sidebar bên trái, chọn TÀI KHOẢN > Agent
- Chọn Chỉnh sửa ở dòng tương ứng với agent cần chuyển trạng thái
- Cuộn chuột xuống tìm mục Đổi trạng thái hoạt động
- Kéo thanh trượt để thay đổi trạng thái hoạt động của nhân sự.
Tạo nhóm agent
Tính năng nhóm agent giúp bạn sắp xếp nhân viên thành các nhóm để tối ưu hóa việc phản hồi khách hàng, ví dụ như: nhóm theo vùng miền/chi nhánh (Nhóm miền Bắc, nhóm miền Nam); nhóm theo bộ phận chuyên môn (Nhóm Sales, Nhóm CSKH, Nhóm Kỹ Thuật).
Hướng dẫn tạo nhóm agent:- Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để tới trang cài đặt
- Tại sidebar bên trái, chọn TÀI KHOẢN > Nhóm agent
- Chọn + Tạo nhóm
- Đặt tên nhóm và nhấp dấu ⊕ để thêm agent vào nhóm
- Lưu cài đặt để hoàn tất.
Quản lý tài khoản agent
Tài khoản mặc định
Một người có thể có nhiều tài khoản agent khác nhau trên Subiz, bạn có thể truy cập trang Danh sách tài khoản để xem chi tiết.
Tài khoản Agent mặc định là tài khoản được hệ thống tự động ưu tiên lựa chọn ngay khi bạn đăng nhập vào Subiz. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian thao tác và có thể bắt tay vào công việc ngay lập tức.
- Ưu tiên truy cập: Đối với tư vấn viên quản lý nhiều tài khoản có cùng email trên Subiz, việc thiết lập tài khoản mặc định giúp hệ thống nhận diện và đưa bạn vào tài khoản quan trọng nhất ngay sau khi đăng nhập.
- Sử dụng trên Mobile App: Hiện tại, đây là tài khoản duy nhất hiển thị và hoạt động được trên ứng dụng Subiz Mobile.
- Nhấn vào ảnh avatar của agent trong Subiz
- Tới phần TÀI KHOẢN chọn vào biểu tượng ⇌
- Nhấn vào hình ngôi sao ☆ bên cạnh tài khoản tương ứng
Hoặc tại trang Danh sách tài khoản
- Nhấn vào chữ Chuyển tài khoản ở góc trên bên phải
- Bấm Đặt làm mặc định tại tài khoản bạn muốn
Đổi tên và ảnh đại diện của agent
Thay đổi từ tài khoản quản lý agent
- Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để tới trang cài đặt
- Tại sidebar bên trái, chọn TÀI KHOẢN > Agent
- Nhấn Chỉnh sửa tại dòng tương ứng với agent cần đổi
- Nhấp vào ảnh đại diện để tải ảnh mới lên & chỉnh sửa thông tin tên
- Nhấp Lưu cài đặt để hoàn tất.
Agent tự chỉnh sửa
Mỗi agent có thể tự chỉnh sửa thông tin cá nhân như sau:
- Nhấp vào ảnh đại diện ở góc phải màn hình
- Chọn Hồ sơ và tùy biến
- Sửa các thông tin cần thiết
- Nhấp Cập nhật là xong.
Đổi email chủ sở hữu tài khoản Subiz
Khi công ty thay đổi hệ thống email hoặc nhân sự, bạn sẽ trực tiếp thay đổi email chủ sở hữu tài khoản theo các bước:
- Đăng nhập Subiz bằng email chủ sở hữu hiện tại
- Vào trang Cài đặt agent
- Chọn Mời agent và nhập địa chỉ email mới với quyền Quản lý
- Sau khi thêm, chọn Chỉnh sửa agent mới, tìm đến nút Thay đổi chủ sở hữu
- Chọn Thay đổi và Lưu cài đặt.
Sau đó, bạn đăng nhập Subiz và quản lý tài khoản bằng email chủ sở hữu mới.
Đổi ngôn ngữ hiển thị
Agent có thể tự chọn ngôn ngữ Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt trên phần mềm Subiz bằng cách:
- Nhấp vào ảnh đại diện ở góc trên bên phải màn hình làm việc
- Chọn Hồ sơ và tùy biến
- Sửa Ngôn ngữ là English hay Tiếng Việt
- Bấm Cập nhật để lưu thay đổi.
Đổi múi giờ hiển thị
- Nhấp vào ảnh đại diện ở góc trên bên phải màn hình làm việc
- Chọn Hồ sơ và tùy biến
- Nhìn tới phần Múi giờ, lựa chọn múi giờ của bạn
- Bấm Cập nhật để lưu thay đổi.
Múi giờ sau khi được tuỳ chỉnh tại tài khoản cá nhân của từng agent, sẽ được đồng bộ vào mục agent của account quản lý.
Đổi mật khẩu
Khi agent quên mật khẩu đăng nhập Subiz thì agent cần trực tiếp thay đổi mật khẩu mới như sau:
- Truy cập trang đăng nhập Subiz tại đường link https://app.subiz.com.vn.
- Nhập email đăng nhập và bấm Tiếp tục
- Chọn Quên mật khẩu và làm theo các bước xác nhận để tạo mật khẩu mới.
Ngoài cách đăng nhập Subiz bằng mật khẩu, agent có thể chọn Đăng nhập với Google. Subiz sẽ tự động kết nối với tài khoản Google mà bạn đã đăng nhập trên thiết bị.
Đăng xuất
- Nhấp vào ảnh đại diện ở góc trên bên phải màn hình làm việc
- Cuộn chuột xuống cuối & chọn nút Đăng xuất.
Xóa agent
- Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để tới trang cài đặt
- Tại sidebar bên trái, chọn TÀI KHOẢN > Agent
- Nhấn Chỉnh sửa tại dòng tương ứng với agent cần xoá
- Cuộn chuột xuống cuối để tới mục Xóa khỏi doanh nghiệp
- Nhấn & xác nhận việc xoá để hoàn tất.
FAQs
Tôi muốn thay đổi email của agent đăng nhập vào Subiz có được không?
Bạn không thể thay đổi trực tiếp địa chỉ email của agent. Thay vào đó, bạn sẽ thao tác mời thêm agent với địa chỉ email mới sau đó chuyển trạng thái email cũ thành Inactive.
Làm sao để agent mới xem được các hội thoại cũ trên Subiz?
Agent mới chỉ nhận được hội thoại mới kể từ khi được thêm vào Subiz. Quản lý cần mời thêm agent mới và các hội thoại đang diễn ra nếu cần thiết. Để xem báo cáo hội thoại của khách cũ, agent vào trang Thống kê hội thoại, mở Danh sách hội thoại.
Làm thế nào để tự động chia hội thoại cho agent trả lời khách hàng?
Để tự động chia hội thoại cho agent, bạn cần sử dụng và cài đặt chức năng Rule phân phối. Chức năng này sẽ tự động lọc các hội thoại của khách hàng dựa trên các điều kiện thiết lập sẵn để giao cho agent phù hợp.
Agent nhận thông báo “Bạn không có quyền xem khách này”, phải làm sao?
Thông báo này có nghĩa agent chỉ được xem khách được giao. Để thay đổi quyền này, agent cần liên hệ với cấp trên để điều chỉnh phân quyền, tại mục Khách hàng cho phép xem “Toàn bộ”.
Tại sao agent nhận thông báo hết hạn tài khoản dù chưa đến kỳ thanh toán của doanh nghiệp?
Thông báo "Tài khoản hết hạn" xuất hiện do agent đã từng đăng ký dùng thử Subiz và vượt quá thời hạn 14 ngày. Để khắc phục, cần gửi email yêu cầu xóa tài khoản dùng thử này tới địa chỉ support@subiz.com. Sau khi tài khoản dùng thử được xóa, agent có thể đăng nhập và làm việc trên tài khoản doanh nghiệp như bình thường.
Tại sao agent đã thêm vào Rule phân phối vẫn không nhận được chat?
Để cập nhật theo cài đặt rule mới, bạn vui lòng kết thúc các hội thoại cũ hoặc sử dụng tính năng Chia lại chat để hệ thống bắt đầu phân phối cho agent.