Bàn giao dữ liệu

Bàn giao dữ liệu là bước quan trọng để đảm bảo quy trình từ vấn, chăm sóc khách hàng không bị gián đoạn khi có sự thay đổi nhân sự. Bài viết này hướng dẫn agent và quản lý cách chuyển tiếp hội thoại, hồ sơ khách hàng, công việc được phân công và đơn hàng một cách nhanh chóng.

Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng và duy trì chất lượng dịch vụ ổn định.

Bàn giao hội thoại

Agent chủ động bàn giao việc

Bàn giao một hội thoại

Tại màn hình làm việc trên Subiz, ở một hội thoại đang mở bất kỳ:

• Nhấn vào biểu tượng thành viên ở phía trên bên phải cột hội thoại với khách

• Nhìn tới mục Mời thêm agent

• Tìm nhân sự sẽ thay mình phụ trách nhấn nút + Mời.

Bàn giao hàng loạt hội thoại cùng lúc

Tại cột danh sách hội thoại bên trái:

• Nhấn tick bên cạnh chữ Hội thoại
• Tick chọn các hội thoại cần bàn giao hoặc giữ phím Shift cùng lúc tick chọn hội thoại đầu tiên & hội thoại cuối để chọn hàng loạt hội thoại
• Bấm biểu tượng thêm user phía trên để mở lựa chọn Mời thêm agent hàng loạt
• Chọn nhân sự phụ trách mới, bấm nút + Mời.

Quản lý chuyển giao việc cho nhân sự mới

Cập nhật rule phân phối

Quản lý cần cập nhật rule phân phối tin nhắn/cuộc gọi, loại bỏ nhân sự ra khỏi rule, thêm agent phụ trách mới.

• Nhấn vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để tới trang cài đặt
• Từ sidebar trên trái chọn HỘI THOẠI > Rule phân phối
• Nhấn Chỉnh sửa ở phía cuối dòng tương ứng
• Thay đổi nhân sự phụ trách
• Nhấn Cập nhật để lưu.

Cập nhật rule cho các hội thoại + Chia lại chat thủ công

Tại màn hình làm việc trên Subiz, ở một hội thoại đang mở bất kỳ:

• Nhấn biểu tượng ba chấm ⋯ ở góc trên bên phải
• Bấm nút 🔁 Chia lại chat
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Rời tất cả agent ra khỏi hội thoai sau đó mời những agent thoả mãn rule vào”
• Bạn bấm Chia lại chat để xác nhận và cập nhật rule cho hội thoại là xong.

+ Chia lại chat hàng loạt

• Nhấn tick bên cạnh chữ Hội thoại
• Tick chọn các hội thoại muốn đóng hoặc giữ phím Shift cùng lúc tick chọn hội thoại đầu tiên + hội thoại cuối để chọn hàng loạt hội thoại
• Bấm dấu tích ⓥ ở trên cùng với nội dung Kết thúc để đóng hàng loạt
• Khi khách hàng nhắn tin mới đến, hội thoại sẽ được giao cho nhân sự mới.

Bàn giao hồ sơ khách hàng

• Tại menu bar phía trên màn hình làm việc Subiz, chọn Khách để tới trang danh sách khách hàng
• Lọc danh sách khách hàng theo agent phụ trách nghỉ việc
• Tick chọn toàn bộ khách
• Bấm ⤭ Phân phối ở góc trên bên phải để giao cho agent phụ trách mới
• Chọn agent phụ trách rồi bấm Xác nhận để hệ thống chuyển.

Bàn giao phiếu ghi

• Tại menu bar phía trên màn hình làm việc Subiz, chọn Phiếu ghi để tới trang danh sách phiếu ghi
• Lọc phiếu ghi theo trạng thái Mở/Chưa đóng cùng điều kiện Phụ trách là nhân sự nghỉ việc
• Bấm nút 🔀 Chuyển phụ trách ở góc trên bên phải
• Chọn nhân sự phụ trách xử lý công việc mới là xong.

Bàn giao đơn hàng

• Tới trang quản lý đơn hàng bằng cách nhấn Đơn & Sản phẩm tại menu bar phía trên màn hình làm việc Subiz
• Tick chọn các đơn hàng cần bàn giao
• Nhấn Sửa người bán ở góc trên bên phải
• Chọn người phụ trách mới rồi bấm Xác nhận để lưu.

FAQs

Tôi có thể bàn giao hàng loạt dữ liệu không?

Có, Subiz hỗ trợ chọn tất cả và thực hiện thao tác chuyển đổi người phụ trách chỉ với vài click.

Sau khi xóa tài khoản agent nghỉ việc, dữ liệu có mất không?

Dữ liệu (hội thoại, hồ sơ) không mất nhưng sẽ rơi vào trạng thái "Chưa phân công" nếu bạn không bàn giao trước khi xóa agent.

Quản lý có thể tự thực hiện bàn giao thay Agent không?

Được, Quản lý có quyền truy cập bộ lọc để chuyển giao toàn bộ dữ liệu của bất kỳ Agent nào.

Tôi có cần bàn giao các hội thoại đã kết thúc không?

Không bắt buộc, nhưng nên bàn giao hồ sơ khách hàng (contact) để agent mới nhận diện được khách quen trong tương lai.